Piątkowy artykuł ? odmiennie od dotychczas publikowanych ? nie do końca będzie dotyczył tematyki luźnej, relaksacyjnej. Chcielibyśmy opisać problem merytoryczny, który niejednokrotnie jest zauważany w księgowości, a mianowicie: okres przechowywania dokumentacji księgowej.

Odpowiedzcie sobie (ale tak ?z ręką na sercu?) na pytanie, jak długo przechowujecie Waszą dokumentację? A czy wiecie, jak długo należy ją przechowywać? W powszechnej opinii, niestety, dominuje przekonanie, że wszystkie ?kwitki? przetrzymujemy przez okres 5 lat i to najpewniej liczony od dnia wystawienia danego dokumentu. Czy jest to prawda?

Otóż nie! Okresy składowania różnych rodzajów dokumentacji księgowej są uregulowane w art. 73 Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 ze zm.).

Po pierwsze: roczne zatwierdzone sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu. Trwałe przechowywanie nie oznacza zatem okresu 5 czy 10 lat. Trwałe przechowywanie jest równoznaczne z nieustającym, dozgonnym, nieprzemijającym ? a więc bezczasowym i nieograniczonym. Zatwierdzonego sprawozdania finansowego nie możemy zatem po jakimś czasie się pozbyć. Obowiązkowo musimy je składować przez ?cały czas?.

Jest ono tak ważne, że tylko w stosunku do niego ustawodawca mówi o nieokreślonym terminie przechowywania. W stosunku do pozostałych dokumentów, prawo bilansowe określa minimalny czas ich składowania. I tak:

Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowujemy przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych ? jednakże nie krócej niż przez 5 lat.

Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości zachowujemy przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności.

Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowujemy przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały zakończone ostatecznie, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej składujemy do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, jednakże nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji ? składujemy przez okres 1 roku po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.

Natomiast przez okres 5 lat przechowujemy księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty.

Powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Strona główna Wszystkie wpisy