Kwestię otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych reguluje art. 12 Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 ze zm.).

Księgi rachunkowe otwiera się w następujących przypadkach:

• na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym

• na początek każdego następnego roku obrotowego

• na dzień zmiany formy prawnej

• na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek)

• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Księgi rachunkowe powinny być otwarte w ciągu 15 dni od zaistnienia powyższych zdarzeń.

Natomiast zamyka się je:

• na dzień kończący rok obrotowy

• na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego (o ile nie nastąpiło jego umorzenie)

• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej

• w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę (tj. na dzień wpisu do rejestru tego połączenia)

• na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka (tj. na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału)

• na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości

• na inny dzień bilansowy.

Księgi rachunkowe powinny być zamknięte nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Jednak od powyższych sytuacji ustawodawca założył pewne wyjątki. Ksiąg rachunkowych można bowiem nie zamykać i nie otwierać w przypadku:

• przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową oraz przekształcenia spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową

• połączenia jednostek, gdy rozliczenia połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki

• ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu.

Ksiąg rachunkowych można ponadto nie zamykać, jeżeli podział jednostki następuje przez wydzielenie lub za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona (chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym; nie dotyczy emitentów papierów wartościowych zamierzających ubiegać się o dopuszczenie lub ubiegających się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do EOG (tj. kraje Unii Europejskiej, Islandia, Lichtenstein oraz Norwegia) lub już dopuszczonych do obrotu na tym rynku).

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dnia od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Strona główna Wszystkie wpisy