Szkolenia pracowników przynoszą obopólną korzyść: z jednej strony przyczyniają się do rozwoju pracownika, zdobywania przez niego nowej lub aktualnej wiedzy, a przez to zwiększenia jego wartości, z drugiej strony dają komfort pracodawcy, że powierzone zadania pracownik wykonuje w należyty i zgodny z obowiązującymi przepisami oraz teorią sposób.

Kodeks pracy definiuje podnoszenie kwalifikacji jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Dodatkowo za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. W jaki sposób rozliczyć jednak taki wyjazd? Niestety, większość osób traktuje go jako podróż służbową, co jest niezgodne ze stanem faktycznym.

Podróż służbowa jest związana z podróżą, jaką pracownik odbywa w celu wykonania poleconego przez pracodawcę zadania, przy czym miejsce wykonania tego zadania jest inne niż siedziba firmy lub stałe miejsce pracy.

Natomiast podnoszenie kwalifikacji powinno wynikać z umowy zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, nie wynikają natomiast z jego poleceń.
Zatem nie ma mowy o rozliczaniu wydatków związanych z wyjazdem na podnoszenie kwalifikacji pracownika na podstawie ?delegacji? ? nawet jeśli osoba reprezentująca spółkę wyraziła zgodę na zwrot poniesionych wydatków.

Aby w ogóle można było mówić o zwrocie kosztów pracownikowi za wyjazd na szkolenie, wpierw powinna być zawarta umowa między nim a pracodawcą (jednak nie ma obowiązku zawarcia umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych), w której to umowie zostaną szczegółowo wymienione wzajemne prawa i obowiązki stron, w tym m. in. warunki zwrotu poniesionych wydatków:

• zakres zwracanych pracownikowi kosztów: dojazd na zajęcia, egzamin właściwy, egzamin poprawkowy

• sposób rozliczenia poniesionych wydatków określający, czy pracownik najpierw ponosi wydatek, a potem pracodawca zwraca pracownikowi pieniądze, czy też pracodawca bezpośrednio pokrywa koszty 

• termin rozliczenia poniesionych wydatków

• podstawa rozliczenia: określenie dokumentów źródłowych (np. bilety, faktury, rachunki)

• kwota graniczna zwrotu kosztów ? jeśli dotyczy.

Strony dla ułatwienia mogą w umowie określić wzór tabeli rozliczeniowej ? podobnej do tabeli dotyczącej podróży służbowych (druk polecenia wyjazdu w delegację), na podstawie której będzie dokonywane rozliczenie kosztów. Ale nawet jeśli tabela ta będzie identyczna z tabelą podróży służbowej, dla celów podróży podnoszącej kwalifikacje pracownika nie wydaje się oficjalnego polecenia wyjazdu.

Strona główna Wszystkie wpisy